REFSO MAKİNA VE SOĞUTMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

İşbu Aydınlatma Metni, Refso Makine ve Soğutma San. Tic. Ltd. Şti. (“Şirket”) tarafından Şirket’in müşterilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında kişisel verilerinin Şirket tarafından işlenmesine ilişkin olarak aydınlatılması amacıyla hazırlanmıştır.

a) Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, elektronik veya fiziki ortamda toplanmaktadır. İşbu Aydınlatma metninde belirtilen hukuki sebeplerle toplanan kişisel verileriniz Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde işlenebilmekte ve paylaşılabilmektedir.

b) Kişisel Verilerin İşleme Amaçları
Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde Refso Makine ve Soğutma San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası, Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası ve Şirket’in ve Şirket‘le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini amaçlarıyla işlenmektedir.

c) Kişisel Verilerin Paylaşılabileceği Taraflar ve Paylaşım Amaçları
Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde, Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası, Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi, Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, Şirket’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası ve Şirket’in ve Şirket’le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini amaçları dahilinde Şirket’in iş ortakları ve tedarikçileri ile hukuken yetkili kurum ve kuruluşlar ile hukuken yetkili özel hukuk tüzel kişileriyle paylaşılabilecektir.

d) Veri Sahiplerinin Hakları ve Bu Hakların Kullanılması
Kişisel veri sahipleri olarak aşağıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi; “Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması” başlığı altında belirtilen yöntemlerle Refso Makine ve Soğutma San. Tic. Ltd. Şti.’ne iletmeniz durumunda talepleriniz Şirketimiz tarafından mümkün olan en kısa sürede ve her halde 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.

Kanun’un 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;
Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
hallerinde verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.
Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:
Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması;
Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için https://refso.com.tr/linkinde yer alan“ Kişisel Veri Sahibi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara ilişkin Form’ u kullanabileceklerdir.
Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir:
Formun doldurularak ıslak imzalı kopyasının elden, noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektupla Fevziçakmak, Yakamoz Cd İmsan San. Sit A Blok No:1/0, 42050 Karatay/Konya adresine iletilmesi, Formun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak info@refso.com.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen bir yöntemin izlenmesi.
Şirket, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz (30) gün içerisinde cevap vermektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Veri sahibi başvuruları kural olarak ücretsiz olarak işleme alınmakla birlikte, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen ücret tarifesi üzerinden ücretlendirme yapılabilecektir.
Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmî Gazete ’de yayınlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca, veri sahiplerinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Kurum tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

REFSO MAKİNE VE SOĞUTMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AÇIK RIZA BEYANI

REFSO Makine ve Soğutma San. Tic. Ltd. Şti. (‘‘Şirket’’) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) ilgili hükümlerine uygun olarak bilginize sunulan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Genel Aydınlatma Metni ve Şirket Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliği çerçevesinde,

Kişisel verilerinin veri sorumlusu sıfatıyla Şirket veya gerekli güvenlik tedbirlerini aldırmak suretiyle yetkilendirdiği veri işleyenler tarafından; Şirket’in müşterilerine sunmuş olduğu ürün ve hizmetlerini en iyi koşullar altında sağlayabilmesi, ürün veya hizmetlerin güvenilir ve kesintisiz bir şekilde temin edilmesi, müşteri memnuniyetinin en üst seviyeye çıkarılması, ödemelerin yapılması, mezkûr hizmetlere ilişkin çeşitli işlemlerin yerine getirilmesi, operasyonların yürütülmesi ve geliştirilmesi, mezkûr ürün ve hizmetlerin veya farklı ürün ve hizmetlerin tanıtım, pazarlama, reklam ve kampanya faaliyetlerinin yapılması, müşterilerin fırsatlardan, kampanyalardan ve sair hizmetlerden haberdar edilmesi ve müşterilerle akdedilen sözleşmelerin gereklerinin yerine getirilmesi amaçlarıyla doğrudan veya dolaylı olarak ilgili olan kimlik bilgilerinin, adres bilgilerinin, iletişim bilgilerinin ve sair kişisel verilerin; başta mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkesi olmak üzere 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) 4. maddesinde ifade edilen genel ilkelere uygun şekilde işlenebileceğini; elde edilebileceğini, kaydedilebileceğini, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde depolanabileceğini, muhafaza edilebileceğini, değiştirilebileceğini, yeniden düzenlenebileceğini, mevzuata uygun biçimde açıklanabileceğini ve aktarılabileceğini, devralınabileceğini, sınıflandırılabileceğini, işlenebileceğini ya da verilerin kullanılmasının engellenebileceğini; yukarıda belirtilen hususlarla ilgili olarak Şirket tarafından bilgilendirildiğimi ve KVK Kanunu çerçevesinde açık rızam bulunduğunu kabul ve beyan ederim.

İşbu kişisel verilerimin, yukarıda belirtilen amaçlarla bağlı kalmak kaydıyla, Şirket tarafından; Şirket çalışanlarına, görevlilerine, grup şirketlerine (Şirket ve/veya iş ortaklarına, hissedarlarına), kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, faaliyetlerini yürütebilmek amacıyla, hukuki zorunluluklar ve yasal sınırlamalar çerçevesinde bağımsız denetim şirketlerine, anket şirketlerine, tarafıma verilecek hizmetlerin ve/veya faaliyetlerin yürütülmesi için Şirket’in hizmet aldığı veya birlikte çalıştığı iş ortaklarına ve hizmet sağlayıcılarına aktarılabileceğini ve bu hususta açık rızam olduğunu kabul ve beyan ederim.

Bununla birlikte, KVK Kanunu’nun 11.maddesi ve ilgili mevzuat uyarınca; Şirkete başvurarak kendimle ilgili; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verilerim işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerimin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, işbu verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerimin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu düzeltme ve silinme taleplerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendi aleyhime bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerimin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarımın olduğunu ve bu hakları kullanmak için kimliğimi tespit edici gerekli bilgiler ile kullanmayı talep ettiğim hakkıma yönelik açıklamaları da içeren talebimi www.refso.com.tr/k-v-k-k adresindeki formu doldurarak ve formun imzalı bir nüshasını Fevziçakmak, Yakamoz Cd İmsan San. Sit A Blok No:1/0, 42050 Karatay/Konya Karatay/Konya. adresinde bulunan Şirket Müdürlüğü’ne kimliğimi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletme yahut noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile iletme hakkına sahip olduğumu kabul ediyorum.

Ayrıca, Şirket ile paylaşmış olduğum kişisel verilerin doğru ve güncel olduğunu; işbu bilgilerde değişiklik olması halinde değişiklikleri Şirkete bildireceğimi kabul ve beyan ederim.

KVK Kanunu’nda tanımlanan özel nitelikli kişisel verilerim de dahil olmak üzere ilgili kişisel verilerimin işlenmesine, ilgili süreç kapsamında işlenme amacı ile sınırlı olmak üzere kullanılmasına ve paylaşılmasına, gereken süre zarfında saklanmasına açık rızam olduğunu ve bu hususta tarafıma gerekli aydınlatmanın yapıldığını; işbu metni, Şirket Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliğini ve Aydınlatma Metnini okudum ve anladım.

(6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE 
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ TARAFINDAN VERİ SORUMLUSUNA YAPILACAK BAŞVURULARA İLİŞKİN) 

KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA- BAŞVURU FORMU 

GENEL AÇIKLAMALAR: 

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (Bundan sonra “veri sahibi” olarak anılacaktır.), Kanun’un 11’inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin belirli haklar tanınmıştır. 

Kanunun 13’uncu maddesinin 1’inci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir. 

Bu çerçevede “yazılı” olarak şirketimize yapılacak başvuruların, işbu formun çıktısı alınarak; 

• Başvuru Sahibi’ nin şahsen başvurusu ile 
• Noter vasıtası ile, 
• Varsa şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve şirketimiz sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi aracılığı ile tarafımıza iletilmesi gerekmektedir. 

Aşağıda, yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları özelinde bilgiler verilmektedir. 

Ayrıca, Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemler duyurulduktan sonra bu yöntemler üzerinden de başvuruların ne şekilde alınacağı şirketimizce duyurulacaktır. 

A. Başvuru sahibinin tanınmasına ve başvurusu ile ilgili kendisiyle iletişim kurulmasına ilişkin bilgiler: 

1. Lütfen şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz: (Müşteri, iş Ortağı, Çalışan Adayı, Eski Çalışan, Üçüncü Taraf Firma Çalışanı, Hissedar gibi)

C. Kişisel Veri Sahibinin Kullanacağı Hakkin Seçimine ilişkin Bilgiler 

(Lütfen talebinize uygun ifadenin yanındaki kutucuğu/kutucukları işaretleyiniz) 

1. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz: 

1. Ekler 

Lütfen başvurunuza dayanak göstermek istediğiniz belge varsa belirtiniz. 

E.Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz: 

1.Adresime gönderilmesini istiyorum. 

2.E-posta adresime gönderilmesini istiyorum. (Seçmeniz halinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.) 

3.Elden teslim almak istiyorum. (Vekaleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekaletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.) 

İşbu başvuru formu, şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni suresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkini saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir. 

Tarafımıza iletilmiş olan başvurular KVK Kanunu’nun 13’uncu maddesinin 2’inci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebin bizlere yukarıda tariflenen yöntemlerden birisi ile tarafımıza ulaştığı tarihten itibaren en kısa sure içinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13’uncu maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır. Talebinizi yazılı veya elektronik ortamda cevaplamamız seçiminize göre yapılacaktır. Yazılı cevap talep etmeniz durumunda, cevabin 10 sayfayı geçmesi halinde 10 sayfa sonrası ücret ve elektronik cevap verilmesi durumunda cevap verilen kayıt ortamının ücreti tarafınızdan tahsil edilebilir. 

Refso Makine ve Soğutma San. Tic. Ltd. Şti. (Veri Sorumlusu) 

Fevziçakmak, Yakamoz Cd İmsan San. Sit A Blok No:1/0, 42050 Karatay/Konya

Başvuruda Bulunan ilgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) 

Adı Soyadı: 

Başvuru Tarihi: imza: 

Veri Sorumlusu Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda ilgili kişinin; 

“A” bölümünde belirtilen kimliğinizi tespit edici gerekli bilgileri içeren tüm alanlar eksiksiz olarak doldurulmuş ve formun diğer alanları yine eksiksiz olarak doldurulup talebin açıkça belirtilmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. 

1. Tanımlar 

1. Başvurunun Alınması 

1. Başvurunun Şekli 

1. Yazılı Başvuru.  

Kanun 13’üncü maddesi, başvurunun “yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle” yapılacağını öngörmüştür. Kurul tarafından ,yazılı olarak , şirket web sitesi üzerinden veya şirket kep adresinden  başvuru süreci  tesis edilmelidir. 

Yazılı şekle uyulması için aşağıda önerilen yöntemler kullanılabilir: 

1. Fiziksel başvuru:  

Başvuruların şirket içerisinde elden alınabileceği süreçler kurgulanır. 

1. Noter kanalıyla başvuru:  

Noter kanalıyla başvurunun resmi kanallardan yapılması sağlanır. 

1. Elektronik ortamda “güvenli elektronik imzalı” başvuru ve web sitesi  üzerinden başvuru:  

Kanun yazılı başvuru ifadesini kullandığından «güvenli elektronik imza»  ve şirket web adresi kullanarak da elektronik ortamda yazılılık şartı sağlanabilecektir. 

Bu noktada başvuruların kayıt altına alınması ve ilgili kişiye gecikmeksizin ulaştırılabilmesi için Şirket içinde muhatap kişinin belirlenmesi, bu yönde gelecek başvuruların muhaberat tarafından hızlıca ilgisine iletebilmesi için ilgili prosedürün kurgulanması önerilmektedir. 

1. Başvurunun İçeriği 

1. Başvuranın Kimliğinin Tespiti:  

Veri Sahibi taleplerinin değerlendirilebilmesi için öncelikle başvuruyu yapan kişinin, Şirket nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığı tespit edilir. 

• Başvuruyu işleme alabilmek ve doğru kişiye sonucu iletebilmek için başvuranın kimlik bilgileri (Veri Sahibi ‘nin adı, soyadı, T.C. Kimlik numarası, iş veya ikametgâh adresi) tespit edilir. 
• Elektronik ortamdan yapılan başvurularda yazılılık şartını sağlamak üzere, Veri Sahibi ‘nin başvurularında 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza kullanılmalıdır. Güvenli elektronik imzaya dayalı nitelikli elektronik sertifika ile de başvurucunun kimliği hukuken tespit edilebilecektir. 
• Şirket’in başvuruları almak için standart bir form kullanması önerilmektedir (Ek-1 ve Ek-2’de başvuru formu önerileri sunulmaktadır.). 

Şarta bağlı olan taleplerle ilgili bu şartın nasıl gerçekleştiği yolunda veri sahibinden (örneği başvuru formunda gösterildiği şekilde) ekstra bilgi istenmeli ve bu iddiasını kanıtlayacak vesikalar Kanun uyarınca geçerli olmayan kanallardan da (ör. Çağrı Merkezi, internet sitesi, mail vb.) başvurular alınabilir. Bu kanallardan başvuru alındığı takdirde veri sahibi Prosedür uyarınca tasarlanan geçerli başvuru kanallarına yönlendirecek uyarı ve yönlendirme metinleri dizayn edilmelidir. 

Prosedürde belirlenen yollarla alınmayan başvurular için 

• Eğer başvurucunun kimliği tespit edilmiş ve 
• Formla istenen bilgiler sağlanmış ise 

bu tür yolarla yapılan başvurular da değerlendirmeye alınabilir. 

Bu niteliği taşımayan başvurular da değerlendirilerek formda istenen bilgiler elde edilene kadar başvurucu ile iletişimde bulunulmalı; usule uyulmadığı gerekçesiyle başvurunun reddedildiği belirtilmelidir. 

1. Diğer Durumlar 

1. Vekil veya Yasal Temsilci Tarafından Yapılan Başvuru 

Kanun’da Veri Sahibi ‘nin Veri Sorumlusuna talepte bulunabileceği belirtilmiş olsa dahi başvuruyu Veri Sahibi ‘nin vekili veya kanuni temsilcinin yapmasını engelleyen bir kural bulunmamaktadır. Bu nedenle, bazı başvurular Veri Sahibi tarafından doğrudan yapılmayabilir. 

Böyle bir durumda, başvuruda bulunan kişinin başvuruda bulunma yetkisinin varlığı kontrol edilmelidir. Örneğin başvuru, Veri Sahibi ‘nin avukatı tarafından gönderilebilir. Böyle bir durumda, avukatın yetkisini teyit etmek amacıyla avukattan vekaletname sureti talep edilmelidir. 

Çocukların Kişisel Veri’lerini ilgilendiren talepler için başvuru yasal temsilci tarafından yapılabilecektir. Böyle bir durumda da mutlaka yasal temsilcinin yetkisini belirleyen belgelerin suretleri talep edilmelidir. 

1. Toplu Başvuru Yapılması 

Şirket’in yapısına veya ticari niteliğine göre işlenen Kişisel Veri’lere ilişkin olarak birden fazla Veri Sahibi tarafından topluca başvuru iletilmesi mümkün olabilir. Örneğin, bir vekaletname ile birkaç kişinin Kişisel Veri’ si hakkında başvuruda bulunabilecektir. 

Toplu başvuru durumunda Şirket’in her bir kişi için başvuruyu ayırarak ayrı ayrı değerlendirme yapması önerilmektedir. Böyle bir durumda aşağıdaki aksiyonlar alınmalıdır: 

• Veri Sahibi kişilerin adına başvuru yapan üçüncü kişinin yetkisinin teyit edilmesi, 
• Veri Sahibi’ nin kimliğinin teyit edilmesi. 

1. Başvuru Ücreti 

Kanun’da Veri Sorumlusu’nun kendisine iletilen talebi ücretsiz olarak sonuçlandırması öngörülmüştür. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerekmesi halinde Kurul’un belirleyeceği esaslar doğrultusunda bir ücretlendirme yapılmasının da mümkün olabileceği ifade edilmiştir. 

Kurulun belirlediği ücret tarifesi uygulanacaktır. 

1. Başvuru Değerlendirme Süreci 

Veri Sahibi tarafından yapılan başvurularda yer alan taleplerde sunulması gereken arasında eksik bilgi olabilir, üçüncü kişilere ait bilgilere yer verilebilir veya çeşitli sebeplerle başvurunun reddedilmesi gerekebilir. Bu itibarla, tüm bu olasılıkların Şirket tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir. 

Üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmadan bilgi edinme talebinin yanıtlanması mümkün olmayan durumlarda aşağıdaki üç adımlı değerlendirme süreci uygulanabilecektir: 

• Bilgi edinme talebinin, üçüncü kişiye ait kişisel verileri paylaşmadan yanıtlanması mümkün mü? (ör: 3. Kişiye ait bilginin üstünün kapatılması veya silinmesi gibi) 
• Üçüncü kişi kendisi hakkında kişisel veri paylaşılmasına açık rıza vermiş midir? 
• Üçüncü kişinin açık rızası alınamıyor ise, açık rıza alınmadan kişisel veri paylaşılması makul müdür? 

Öncelikle, Kişisel Veri’ si açıklanmak durumunda kalınan Veri Sahibi’nden açık rıza alınması yoluna başvurulur. 

Üçüncü kişi verilerinin paylaşılmasına rıza vermiyorsa, üçüncü kişinin bilgileri tamamen ayıklanarak başvuru yanıtlanır. 

Eğer Kişisel Veri’ si açıklanacak üçüncü kişi Verisi Sahibi’ ne ulaşmak mümkün değilse, üçüncü kişi kişisel verisi içeren bilginin paylaşılması konusunda hassas davranılmalıdır. Gerekli olması halinde, üçüncü kişi Kişisel Veri’ si içeren bilgiler de paylaşılabilecektir. 

1. Başvuruların Değerlendirme Süreleri 

Veri Sahibi taleplerinin Şirket tarafından en kısa sürede ve en geç başvuru tarihinden itibaren 30 gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılması gerekmektedir. 

Başvuruların zamanında cevaplandırılabilmesi için Şirket içerisinde taleplerin işlenmesine ilişkin prosedürler geliştirilir. Bu prosedürlerde asgari olarak aşağıdaki sürelerin öngörülmesi gerekmektedir: 

Bir başvuru geldikten sonra, başvurunun ilgili departmanlara gönderilmesi için azami 3 günlük süre 

Gönderilen departmanların gelen talebe ilişkin yanıt vermesi için azami 1 hafta süre 

1. Örnek Değerlendirme Süreçleri 

1. Kanun m. 11/1 (a), (b), (c), (ç) uyarınca gelen başvurular 

Gelen başvuru Ön Değerlendirme Ekibi tarafından kaydedilerek incelemeye alınır. 

Kişinin kimlik bilgileri kontrol edilerek başvuru yapmaya yetkili olup olmadığı tespit edilir. 

Başvuru Formu’nda yer alan bilgilerden hareketle Veri Envanterindeki ilgili “Süreç” tespit edilir. İlgili “Süreç” tespit edilirken Veri Envanterindeki Veri Kategorizasyonu ile Başvuru Formu’nda verilen bilgiler karşılaştırılır. Veri Kategorizasyonu ve Veri Sahibi Kategorizasyonundan ilgili kategorilerde bulunan Süreçlere sorgu indirgenir. Bu süreçte yer alan veri işleme amaçları ve paylaşılan taraflar bilgileri cevabın oluşturulmasında kullanılır. 

Veri Envanteri üzerinden yapılan incelemenin yanı sıra başvuru formunda yer alan Veri Sahibi bilgileri Şirket veri tabanları üzerinde aratılarak gerçek test uygulanır. Gerçek test sonuçları ile Veri Envanteri adımları karşılaştırılır, gerçek test sonucunda Veri Envanterinde yer almama ihtimali bulunan veriler tespit edilmesi durumunda Veri Envanteri güncellenerek sorgu tekrarlanır. 

Eğer ilgili süreçlerde ve gerçekleştirilen gerçek testte Veri Sahibi’ nin başvuru formunda belirttiği kişisel verilere rastlanmıyorsa «Başvuru sahibi ile ilgili kişisel veri kaydı yoktur; başvuru sahibi hakkında kişisel veri işlenmemektedir cevabı», Başvuru Yanıtlama Birimi’ne dönülür. 

Eğer ilgili süreçlerde ve gerçekleştirilen gerçek testte Veri Sahibi’ nin başvuru formunda belirttiği kişisel verilere rastlanıyorsa; Veri Sahibi’ nin talebi doğrultusunda, iii. başlıklı adımda belirtilen şekilde Veri Envanterinde yer alan veri işleme amacı, paylaşılan taraf ve paylaşma amacı bilgilerinden uygun olanlarına cevap metni içerisinde yer verilir. 

vii. Yukarıda anılan aşamalarda, yapılan işlemler, işlem ve zaman olguları, oluşan olay kayıtları, evraklar ve sorgu sonuçları Başvuru Değerlendirme Ekibi tarafından kayıt altına alınır ve bu konuda oluşturulan elektronik dizinde saklanır. 

1. Kanun m. 11/1 (d) uyarınca gelen başvurular 

Veri Sahibi’ nin ya da temsilcisinin sağladığı Kişisel Veriler ve bunları tevsik eden belgeler, Şirket kayıtlarında yer alan bilgilerle bilgiler karşılaştırılır ve talep kapsamında hatalı ya da eksik olduğu belirtilen bilgiler incelenir. 

Eğer sağlanan Kişisel Veriler ve tevsik edici belgelerdeki bilgiler MERNİS ve Adres Kayıt Sistemi gibi yerlerdeki bilgilerle de uyuşuyorsa kayıtların düzeltilmesi notu alınır. Gerekli düzeltmenin yapılması için veri tabanından sorumlu olan birime konu iletilir. 

Bu aşamada “Başvurunuzun incelenerek başvurunuzda belirttiğiniz bilgi ve belgelere dayalı olarak kişisel verileriniz güncelleştirilmiştir” notu Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

1. Kanun m. 11/1 (e) uyarınca gelen başvurular 

Veri Envanterinde hangi Süreçlerde yasal zorunluluk nedeniyle saklama ve işleme yapılması gerektiği tespit edilir. 

Eğer yasal zorunluluk nedeniyle saklama ve işleme zorunluluğu yok ise «Talebiniz üzere Şirketimiz nezdindeki kişisel verileriniz silinmiş ve/veya anonimleştirilmiştir» cevabı hazırlanarak Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir ve paralelde kişisel verilerin silinmesi ve anonimleştirilmesi işlemi başlatılır. 

Eğer yasal zorunluluk nedeniyle işleme ve saklama zorunluluğu var ise “Yapmış olduğunuz başvuru neticesinde gerekli incelemeler yapılarak […] kişisel veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri işlemeye temel olan hukuki amacın ortadan kalkmasından dolayı gerçekleştirilmediğini tespit ettiğimizi bildirmek isteriz. Bu çerçevede ilgili iş birimlerimizin de hukuki amacı ortadan kalkan veri işleme faaliyetinde bulunmaması için gerekli tedbirler alınmıştır. Bununla birlikte kişisel verileriniz Şirketimiz kanuni yükümlükleri çerçevesinde […] Amaçlarla ilgili mevzuatlarda öngörülen sürelerle işlenmek, saklanmak ve talep vukuunda açıklanmak zorunda olup; ancak bu yükümlülüğünü ortaya koyan mevzuatlar kapsamında yetkili kurum ve kuruşlardan gelen resmi taleplerin yanıtlanması ve/veya şirketimizin kanuni yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işlenecektir. Bu nedenle bahsi geçen amaçlar çerçevesinde kişisel verilerinizin işlenmesi kanuni yükümlülüğümüz olduğundan dolayı kişisel verilerinizin silinmesi veya anonimleştirilmesi talebinizi yerine getiremediğimizi ancak yukarıda belirttiğimiz şekilde sadece bu amaçlarla işleneceğini bildirmek isteriz” notu Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

1. Kanun m. 11/1 (f) uyarınca gelen başvurular 

İndirgenen süreçlerde Süreç Kartı’nın paylaşılan kişiler bölümünden kategorik halde paylaşılan kişiler tespit edilir. 

Eğer silme veya anonimleştirme talebi kabul görmüşse; ilgili üçüncü kişilerden bu talebin yerine getirilmesi talep edilir. Paralelde veri sahibine iletilmek üzere «Uygun bulunan silme veya anonimleştirme talebinize istinaden kişisel verilerinizin aktarıldığı kişilerdeki kişisel verileriniz silinmiş veya anonimleştirilmiştir» cevabı hazırlanarak Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

1. Kanun m. 11/1 (g) uyarınca gelen başvurular 

Veri Sahibi’ nin ya da temsilcisinin sağladığı bilgi ve belgelerle, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla gerçekleştirilen ve Veri Sahibi’ nin aleyhine sonuç doğurduğu iddia ettiği süreç incelemeye alınır. 

Yapılan inceleme neticesinde otomatik Süreçte ve bu Süreç içerisinde işlenen Kişisel Verilerde herhangi bir eksiklik ve hata olmadığı tespit ediliyorsa «Yapılan incelemeler neticesinde; Şirketimiz nezdindeki kişisel verileriniz kullanılarak oluşturulan raporlarda bir eksiklik ve yanlışlık tespit edilmemiş olduğunuzdan itirazınız reddedilmiştir.» cevabı hazırlanarak Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

Eğer kişinin sağladığı bilgiler mevcut değerlendirme sürecindeki verilerde; dolayısıyla otomatik olarak oluşturulan sonuçta bir değişiklik yaratıyor ve kişi lehine bir sonuç yaratıyorsa bu sonuç cevap yapılarak, kişinin itirazının değişen sonuca göre kayıt altına alındığı ve sistemlerin bu şekilde güncellendiği bilgisi hazırlanarak Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

1. 6. Kanun m. 11/1 (ğ) uyarınca gelen başvurular 

Veri Sahibi’ nin ya da temsilcisinin sağladığı bilgiler ışığında zarar talebi, hukuk ve ilgili birimlerin katılımıyla incelemeye alınır. 

Bu inceleme neticesinde ortaya çıkan sonuç ve cevap tanzim edilerek Başvuru Yanıtlama Birimi’ne gönderilir. 

1. Başvuruların Yanıtlanması 

Tüm başvurular, Başvuru Yanıtlama Birimi tarafından yanıtlanır. 

30 Gün İçinde Cevap Verilmesi: Şirket çalışan tarafından yapılan başvuruda yer alan talepleri inceler. Talebin niteliğine göre Şirket, en kısa sürede veya her halde en geç otuz (30) gün içinde talebi yerine getirmekle yükümlüdür. Bu süre içerisinde herhangi bir cevabın verilmemesi halinde başvuru sahibi Kurul’a şikâyette bulunabilecektir. 

1. Şirket Cevabında Bulunması Gereken Bilgiler: 

• Talebi Yapan Kişi 
• Talepler 
• Talepler Neticesinde Sağlanan Bilgi ve Belgeler 
• Talebin Alınma tarihi 
• Taleple ilgili ekstra bilgi ve belge talep edilmiş ise; bu taleplerin tarihi ve ilgili cevapların alınması tarihi 
• Taleple ilgili yapılan işlemler 
• Taleplere Karşı Şirketin Cevapları 
• Talep Yanıtlama Tarihi 
• Yetkili İmza 

Noter kanalıyla yapılan başvurulara verilen yanıtlar: Cevap, Şirket antetli kâğıda basılarak Şirket’in Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında yetki olarak atadığı kişi tarafından iki nüsha imzalanır. Cevap posta yoluyla başvuru sahibine iletilmek üzere muhaberata verilir. 

Elektronik imza ile verilen yanıtlar: Cevap Şirket antetli ve elektronik imzalı olarak Şirket’in Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında yetkili olarak atadığı kişi tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanır. Cevap başvuru sahibinin elektronik posta hesabına gönderilir. 

İlgili başvuruyla ilişkin oluşan olay kayıtları, evraklar ve sonuçları bu konuda oluşturulan elektronik dizinde saklanır. Yazılı gönderi kaydının da arşivde kopyası saklanır.